GTD (Getting Things Done): Organízate!!!

GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de tareas que se basa en apuntar las tareas y descargar al cerebro de la tarea de almacenarlas conscientemente.

En su lugar, propone que se creen listas por contextos, permitiéndonos revisar únicamente las tareas asociadas a un contexto. De esta forma únicamente será necesario procesar las del contexto en el que estemos en ese momento.

Por ejemplo, ¿Por qué pensar en las tareas a hacer en casa mientras estamos en el trabajo? Al llegar a casa, tendremos las tareas que debemos hacer en el contexto “casa”.

COMENZAR A TRABAJAR__________________________________

Para comenzar a trabajar con GTDse pueden seguir estos pasos:

1) La primera tarea es definir los denominados “inbox”: lugares en los que te llegan tareas. Inbox podrían ser Casa, Trabajo, Compra,…

2) Una vez definidos los inbox debemos dedicar un tiempo a “descargar el cerebro”, o lo que es lo mismo realizar un listado de tareas con todo lo que tenemos que hacer, nos gustaría hacer,… Según el creador lo ideal es que salgan más de 50 (yo sólo voy por 10). Con un listado tan grande debe haber un inbox que sea Algún día.

3) Las Tareas que pueden ser divididas en 2 o más tareas pasan automáticamente a convertirse en un proyecto. Y este proyecto, no es más que un listado de tareas relacionadas entre sí.

4) Hay tareas que necesitan de un tercero. En estos casos, David Allen las llama agendas y se tratan de una forma similar a los proyectos pero para ello crearemos una lista con el nombre de la persona con la que tendremos que hacer dicha tarea.

5) Otras tareas no dependen de ti mismo y necesitas que una persona realice una acción, en ese caso, usaremos la lista “En espera”.

En esta metodología no existen las prioridades por definición, estas se contemplan en el momento que se revisa la lista concreta. Cada uno debe detectar que tarea es más importante y cual puede posponerse para un momento con más ánimos, tiempo,….

REBLAS BÁSICAS_________________________________________

Existen unas Reglas básicas a cumplir para poder aprovechar GTD:

· Revisar los inboxs al menos una vez al día: incluye reorganizar las tareas que hayan podido llegar

· Regla de los 2 minutos: si una tarea puede ser completada en menos de 2 minutos (los 2 min son orientativos) debe hacerse en ese instante.

· Revisar las listas/contextos una vez a la semana: y reorganizar las tareas que puedan estar en “Algún día” para pasarlas a su contexto correspondiente si fuera necesario. Vaciar la cabeza de nuevas tareas y dejar los inbox limpios.

· Captura y sigue trabajando: Siempre que detectemos una nueva tarea debemos apuntarla en el inbox de tareas y seguimos haciendo lo que estuviéramos haciendo. También podemos aplicar la regla de los 2 minutos para hacerla, siempre y cuando no estemos haciendo una tarea importante. En este caso, no sería necesario añadirla al inbox. En el proceso de revisado diario la reorganizamos y pasará a la lista de tareas próximas a hacer.

HERRAMIENTAS__________________________________________

Hay un gran número de herramientas GTD, haciendo una búsqueda por Google seguro que no tenéis problema en encontrarlas 🙂

Yo después de probar varias me he quedado con (http://www.gubb.net/) por varios motivos:

· Completamente online: algunas herramientas corren en nuestro PC. La ventaja de ser web y completamente online es que podemos verlo desde el PC, el móvil,…

· Altamente configurable: se pueden crear inbox, colocar los inbox de diferentes formas, minimizar, cambiar colores,…